KVKK imha: silme, yok etme, anonimleştirme ve imha tutanağı

Adım adım

1. 1

   Yükümlülüğü kavrayın

   6698 sayılı KVKK ve "Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik" uyarınca, işleme sebebi ortadan kalkan ya da saklama süresi dolan kişisel veriler periyodik imha dönemlerinde imha edilir. İmha yapmak yetmez; her işlemin ne zaman, hangi yöntemle, kim tarafından yapıldığı kayıt altına alınmalıdır — denetimde istenen belge bu tutanaktır.

2. 2

   Üç imha yöntemini ayırt edin

   Yönetmelik üç yöntem tanımlar ve panel de bu üçünü kullanır. Silme: verinin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi. Yok etme: verinin hiç kimse tarafından erişilemez ve geri getirilemez hâle getirilmesi (ör. güvenli silme, ortam imhası). Anonim hâle getirme: verinin kimliği belirli ya da belirlenebilir bir kişiyle ilişkilendirilemez kılınması — anonimleştirilen veri kişisel veri olmaktan çıkar.

3. 3

   Otomatik ve elle imhayı ayırın

   5651 ham logları, saklama süresi (en az 2 yıl) dolduğunda veritabanı süre mekanizmasıyla otomatik silinir; bu düzenli otomatik imhayı da tutanağa bağlayın (kayıt sayısı alanına "otomatik" yazılabilir). Bunun dışındaki imhalar — bir başvuru sonucu tekil silme, misafir kayıtlarının anonimleştirilmesi, eski yedek ortamının yok edilmesi — elle yapılır ve her biri ayrı tutanak ister.

4. 4

   İmha tutanağını panelde oluşturun

   Panelin KVKK Saklama & İmha Tutanağı ekranında yeni kayıt açın ve alanları doldurun: imha tarihi, veri kategorisi (ör. "Ham trafik logları"), yöntem (silme / yok etme / anonimleştirme), kapsam (ör. "2 yıl saklama süresini aşan kayıtlar"), kayıt sayısı, imhayı gerçekleştiren/onaylayan sorumlu ve hukuki dayanak (ör. "Saklama & İmha Politikası · 5651 saklama süresi doldu"). Her tutanak işlemi ayrıca denetim izine düşer.

5. 5

   Hukuki sebebi doğru yazın

   Dayanak alanı tutanağın en kritik kısmıdır: hangi politika maddesine, hangi kanuni süreye ya da hangi ilgili kişi talebine dayandığınızı açıkça yazın. Saklama süresi dolmadan yapılan imhalarda (ör. rızanın geri alınması) sebebin süre değil talep olduğunu belirtin; 5651 kapsamındaki kayıtlar için yasal süre dolmadan imha yapılamayacağını unutmayın.

6. 6

   Periyodik düzeni kurun

   Saklama & İmha Politikanızda periyodik imha dönemini tanımlayın (Yönetmelik gereği en geç 6 ayda bir) ve her dönemde imha ekranını gözden geçirip dönem tutanağını oluşturmayı takviminize alın. Arşiv yedeği tutulan harici hedeflerdeki süresi dolmuş kopyaları da aynı dönemde imha edin — cihazda silinen verinin arşivde yaşaması KVKK ihlalidir.